Das Aufgabenfeld von Sicherheitsfachkräften hat sich in den letzten Jahren in modernen Betrieben der Industrie 4.0 sehr verändert. Haben sie früher meist nur die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben im Betrieb überwacht, so gehören heute auch Managementaufgaben sowie die Optimierung der Betriebsabläufe zu ihrem Tätigkeitsfeld. Natürlich stehen immer noch die Beratung der Geschäftsführung und die Unterweisung der Mitarbeiter im Fokus, damit gefahrenloses Arbeiten garantiert wird und Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden.
Aber mittlerweile haben Sicherheitsfachkräfte auch einen selbstständigen Prüfauftrag. Mittels regelmäßiger Betriebsbegehungen müssen sie kontrollieren, ob die Arbeitsverfahren sicher sind und ob die Anlagen und die technischen Arbeitsmittel den Vorschriften und dem Stand der Technik entsprechen. Er muss also nicht nur die Arbeitsschutzgesetze kennen, sondern auch Pläne, Betriebsanleitungen und technische Daten lesen und interpretieren können. Ein weites Aufgabenfeld, das mit klassischen Organisationsmethoden wie Excel-Tabellen, Word oder Datenbanken nicht immer optimal abgedeckt werden kann. Deswegen setzt sich in vielen Betrieben der Einsatz von digitalen Arbeitsmitteln wie Software für das Prüffristenmanagement durch, um Sicherheitsingenieure zu entlasten.
Gerade bei diesen regelmäßigen Begehungen der Arbeitsstätten hat das Verwenden einer Software für Prüffristenmanagement deutliche Vorteile, natürlich muss sie dafür auch auf mobilen Endgeräten funktionieren. So können eventuelle Mängel direkt auf dem Smartphone oder Tablet dokumentiert und Fotos angehängt werden.
Alle Prüfprotokolle an einem Ort und digital verfügbar
Die Dokumentation ist eine entscheidende Säule im Prüffristenmanagement. Das gilt nicht nur für die betriebsinterne Aufzeichnung, sondern vor allem, wenn externe Instanzen wie das Gewerbeaufsichtsamt, das Amt für Arbeitsschutz oder der zuständige Unfallversicherungsträger Audits ankündigen. Mit einer professionellen Software für Prüffristenmanagement können Prüfberichte, Prüfergebnisse und Prüfprotokolle festgehalten werden. Das erleichtert die tägliche Arbeit von Sicherheitsingenieuren, die gemäß DGUV Vorschrift 2, § 5, gesetzlich dazu verpflichtet sind, »über die Erfüllung der übertragenen Aufgaben regelmäßig zu berichten«. Mit einer Software können die Vorteile des elektronischen Prüffristenmanagements für eine zuverlässige Arbeitsschutzdokumentation voll ausgeschöpft werden. Steht eine externe Prüfung an, müssen nicht alle Berichte erst aus verschiedenen Ordnern zusammengesucht werden – mit der Software sind alle Nachweise an einem Ort gespeichert. Das sogenannte digitale Kontrollbuch enthält einen Überblick über alle Kontrollen, beanstandete Punkte und Instandhaltungsmaßnahmen. Auch der Versand als pdf-Datei an die Kontrollinstanzen ist gängige Praxis.
Optimaler Einsatz einer Arbeitsschutzsoftware
Ulrich Hoppe, Senior Consultant von der Hoppe Unternehmensberatung, empfiehlt mit seiner Software »Wartungsplaner« für die Praxis folgende Schritte zum optimalen Management der Prüf- und Wartungstermine:
1. Zuallererst werden alle prüfpflichtigen Betriebsmittel mit ihren Zyklen für die Prüfung und Wartung im System erfasst.
2. Dann folgt das Festlegen der Prüf-und Wartungstermine.
3. Danach stehen die Auswertungen mithilfe der Aufgabenlisten oder der E-Mail-Erinnerung an.
4. Als nächsten Schritt werden Prüfungen, Inspektionen und Servicetermine organisiert und dokumentiert.
5. Schließlich kann der Prüfbericht erledigt und das Prüfprotokoll angehängt werden.
6. Letzter Schritt ist die automatische Generierung einer Wiederholungsprüfung.
Bei der Auswahl der Software sei besonders darauf zu achten, dass die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich ist. J
