Dabei bewege sich das Softwarehaus nach eigenen Angaben ständig im Spannungsverhältnis zwischen Einfachheit und sachbedingter Komplexität. Mit dem intelligenten Stundenzettel gelang dem Unternehmen ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung und damit einen Mehrwert für die Baustelle zu erreichen. Die Stundenerfassung durch die Mitarbeiter auf der Baustelle soll so einfach wie möglich sein, damit diese sich auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren können. Nichtsdestotrotz muss das Softwarehaus einen komplexen Sachverhalt abdecken, der durch den Baulohn und die dazugehörigen regulatorischen Vorschriften gegeben ist.
Individuell konfigurieren
Das ausführende Unternehmen hinterlegt in der Software »123erfasst« seine individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten sowie die individuellen Betriebsvereinbarungen. Dies können firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse, aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten sein. Darüber hinaus legt der Verantwortliche, beispielsweise der Polier, der Bauleiter, der Chef oder ein Kollege vom Lohnbüro, die Baustellen mit den dazugehörigen Informationen im System an und weist die Mitarbeiter den entsprechenden Baustellen zu. Diese Informationen können eingeschränkt werden, sodass der Mitarbeiter zum Beispiel aufgrund der GPS-Daten nur die Baustelle sieht, die für ihn relevant ist und das mit den Tätigkeiten, für die er zugeteilt ist.
Überschaubare Listen auf dem Smartphone
Dadurch sind die Auswahllisten, die auf der »123erfasst-App« auf dem Smartphone des Mitarbeiters erscheinen, überschaubar und machen ihm die Datenerfassung so einfach wie möglich. Er bucht lediglich seine Anwesenheitszeit und das System ordnet die Zeiten der Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Finger-Klicks ausreichen. Das minimiere laut Anbieter den Aufwand für die Erfassung und reduziere Fehler bei der Dateneingabe. Voraussetzung ist allerdings, dass beim Einrichten der Baustelle die entsprechenden Daten in »123erfasst« eingegeben werden. Dies geschieht aber nur einmal, während der Mitarbeiter tagtäglich seinen digitalen Stundenzettel ausfüllt.
Zur Nutzung der Software im Büro werden ein PC mit Internet-Zugang und Internet-Browser und für die Nutzung der mobilen App ein iPhone oder ein Android-Handy benötigt. Die Daten werden dann per Funk direkt in die Buchhaltung oder einem Baulohn-Abrechner wie zum Beispiel die »Datev« geschickt. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, kann der Mitarbeiter die Daten offline erfassen. Diese bleiben gespeichert und sobald das Handy wieder Empfang hat, werden die erfassten Daten automatisch auf den Server übertragen.
Bautagebuch einfach gemacht
Das handschriftliche Führen von Bautagebüchern erfordert oft großen Aufwand. Besonders dann, wenn Aufzeichnungen eines bestimmten Tages oder eines Ereignisses gefunden werden müssen. Mit »123erfasst« würden ausführende Unternehmen quasi als Nebenprodukt ihr digitales Bautagebuch generieren, heißt es in einer Mitteilung des Unternehmens. Denn zusätzlich zu den Stunden können weitere Informationen wie Standort, Leistung, Wetter, Material, Geräteeinsatz und Fotos zur Dokumentation in Echtzeit auf einen Server übertragen werden. Aus diesen erstellt die Software automatisch das Bautagebuch, das digitalisiert ohne jeden Medienbruch dem Firmenbüro zur Verfügung steht – und das auch fernab vom Einsatzort.
Dazu führt die Software die schon erfassten Daten der Baustelle inklusive Projektnummer des auf der Baustelle tätigen Bauleiters oder Poliers, der gewerblichen Mitarbeiter sowie der dort tätigen Nachunternehmer und die verwendeten Materialien und Baumaschinen im Bautagebuch zusammen. Auch Angaben zum Baufortschritt, die Dokumentation von vermuteten Mängeln und Schäden sowie Bemerkungen und Kommentare können integriert werden. Auch die Wetterdaten, die von »123erfasst« mit Zeitpunkt und GPS-Koordinaten erfasst werden, sind hinterlegt. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat Zugriff auf das Bautagebuch im »123erfasst-Office«.
Vorteile durch Digitalisierung
Laut 123erfasst.de ergeben sich durch die Digitalisierung des Zeiterfassungsprozesses viele Vorteile. Die Lohnabteilung müsse keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und aufwendig manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehöre genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter seine Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat. Die Personalabteilung profitiere von dem Prozess doppelt: Zum einen erfolgt die monatliche Stundenaufbereitung automatisiert, das Ergebnis steht auf Knopfdruck zur Verfügung. Zum anderen entfallen die Anfragen der Mitarbeiter, da diese ihr Arbeitszeitkonto via Handy abfragen können. Für den Bauleiter oder den Polier ist ersichtlich, wer auf welcher Baustelle angemeldet ist, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt und das unabhängig davon, ob er sich in der Zentrale befindet oder sich mit seinem Notebook unterwegs einloggt. Über Suchfunktionen könne auf Einträge bestimmter Tage oder auf Notizen zugegriffen und diese natürlich auch als Bautagesberichte zur Weitergabe ausgedruckt werden. J
