In vielen Betrieben des Bauhandwerks funktionieren Auftrags-, Personal- und Fuhrparkmanagement auch heute noch weitgehend analog. Für kleine und mittelständische Unternehmen erscheinen die Hürden hin zu einer digitalen Lösung oftmals unüberwindbar hoch und Aufwände und Investitionsvolumen zu groß, um sich mit dem Thema Digitalisierung im Bau zu beschäftigen. Die Auftragslage boomt, Auftragsbücher sind gut gefüllt und das tägliche Geschäft muss laufen. Unterbrechungen sind dabei nicht leistbar – und die Zeit, sich mit neuen Projekten zu beschäftigen, fehlt ohnehin. Aber gerade Betriebe, die gut im Geschäft stehen und wachsen, stoßen mit klassischen Methoden zunehmend an ihre Grenzen. Auftrags- und Fuhrparkmanagement-Lösungen wie die von Webfleet Solutions können helfen, die wichtigsten Herausforderungen im Bauhandwerk zu lösen:
Wie bleibt man ungeachtet seines Standorts und des Standorts seiner Mitarbeiter jederzeit informiert über Aufträge und deren Erledigung? Wie kann man, wenn ein neuer Auftrag eingeht, unter Berücksichtigung der jeweiligen Verkehrssituation und Auftragsdaten den Mitarbeitern den Auftrag genau zuweisen, die dem Einsatzort am nächsten und als erste wieder frei für neue Einsätze sind? Wie kann man flexibler auf kurzfristige Anfragen reagieren, immer pünktlich am Auftragsort sein und Kunden dabei den voraussichtlichen Ankunftszeitpunkt präzise mitteilen? Wie können gefahrene Kilometer, verbrauchter Sprit und der Verschleiß der eigenen Fahrzeuge durch eine intelligente Verknüpfung von Aufträgen und eine optimale Routenplanung verringert werden? Wie können wertvolle Baumaschinen auch am Einsatzort vor Diebstahl geschützt werden? Wie können Arbeitszeiten und erbrachte Leistungen ganz einfach erfasst sowie die Ergebnisse der eigenen Arbeit unproblematisch belegt werden? All diese Fragen lassen sich mit den digitalen Angeboten von Webfleet Solutions systematisch in Angriff nehmen.
Routen-, Touren- und Auftragsplanung optimieren
Durch die Einbindung von Echtzeit- sowie historischen Verkehrsdaten in die Routenplanung ermöglicht es Webfleet, neue Einsätze vorab digital optimal zu planen und laufende jederzeit im Blick zu behalten. Administrative Aufgaben werden so reduziert, die Anzahl der absolvierten Aufträge erhöht. Verzögerungen – ganz gleich ob durch Staus, Unfälle oder unerwartete Aufwände bei einzelnen Aufträgen – werden vom System berücksichtigt und potenzielle Verspätungen bei nachfolgenden Aufträgen angezeigt. So können Unternehmen rechtzeitig umplanen oder Kunden rechtzeitig informieren, um organisatorischen Stress und schlechte Kundenerfahrungen zu reduzieren oder zu verhindern. Auch die ein Fahrzeug führenden Mitarbeiter erhalten über die Navigation jederzeit aktuelle Informationen über Verkehrslage und mögliche Umleitungen direkt in die Fahrerkabine. So sind Unternehmen schneller bei ihren Kunden und erhöhen die Kundenzufriedenheit – und reduzieren dank gesparter Kilometer darüber hinaus noch Kosten für Sprit, Fahrzeuginstandhaltung und Versicherung.
Liefer- und Termintreue erhöhen
Beim Auftragsmanagement schafft vor allem das Ziel der Liefer- und Termintreue gegenüber Kunden den Bedarf für Routenplanungs- und Navigations-Lösungen. Da es im Bauhandwerk darauf ankommt, dass bestimmte Gewerke zur rechten Zeit am Einsatzort sind, erweisen sich Verzögerungen als ganz besonders problematisch. Haben Unternehmensleitung oder Verwaltung den aktuellen Standort ihrer Fahrzeuge – und somit der Mitarbeiter – nicht im Blick, müssen sie Kunden meist umständlich telefonisch auf dem Laufenden halten, falls es zu Verzögerungen kommt, etwa, weil das Fahrzeug im Stau steht oder gar in einen Verkehrsunfall verwickelt wurde. Organisatorischer Stress kann sich in solchen Situationen schnell auch auf Kunden übertragen, die häufig als letzte informiert werden – und die erlebte Ungewissheit oft berücksichtigen, wenn es an die Vergabe neuer Aufträge geht.
Zeit sparen bei der Zeiterfassung
Im Bereich Zeiterfassung sind es vor allem Abfahrts-, Ankunfts- und Pausenzeiten, deren Nachverfolgung die Unternehmensleitung und Verwaltung auf der einen, Bauhandwerker im Einsatz auf der anderen Seite beschäftigt. Wo Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten noch händisch mit Stift auf Papier eintragen, sind oft auch die damit verbundenen Tätigkeiten – das Einfordern, Einreichen, Prüfen und Übertragen von Stundenzetteln – mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Sie binden Zeit und Ressourcen und können darüber hinaus auch das Vertrauensverhältnis zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitern immer wieder auf die Probe stellen, im Einzelfall sogar belasten – ein Zustand, der für keinen der Beteiligten wünschenswert ist.
Spezielle Fahrerterminals bzw. Fahrer-Tablets mit NFC-Technologie ermöglichen das Auslesen von RFID-Tags. So können sich z. B. Mitarbeiter mittels Badges oder RFID-Tags auf dem Führerschein für die Arbeitszeiterfassung identifizieren oder vor Fahrtantritt eine Führerscheinkontrolle durchführen, ihre Arbeitszeit erfassen oder Pausenzeiten melden. Mit der digitalen Fahrtenbuch-Funktion von Webfleet können Unternehmensinhaber individuelle Fahrerprofile festlegen. Alle Geschäfts- und Privatfahrten werden automatisch erfasst. Speziell bei Mitarbeitern, die ein Betriebsfahrzeug für den Weg zum Einsatzort, aber auch nach der Arbeit und an den Wochenenden sowie für Pendler- und Privatfahrten nutzen, besteht die Schwierigkeit, unterschiedliche Verwendungszwecke klar voneinander zu trennen. Mit »Webfleet Logbook« kann der jeweilige Mitarbeiter jederzeit genau angeben, ob er ein Fahrzeug für eine Dienst-, Privat- oder Pendlerfahrt nutzt. Das Gute: Die Privatsphäre des Fahrers wird respektiert, wenn er ein Firmenfahrzeug für Privatfahrten nutzt.
Asset Tracking schützt Betriebsvermögen
Asset Tracking schließlich ist für fast alle Bauhandwerksbetriebe relevant, da sie meist auch mit schwerem bzw. wertvollem Gerät arbeiten und dieses vor Diebstahl schützen wollen. Sie führen in ihrem Fuhrpark etwa oft auch Anhänger mit Stromaggregaten, die teilweise auch über Nacht außerhalb des Betriebsgeländes auf einer Baustelle verbleiben, um am nächsten Tag einsatzbereit zu sein. Derart »unbewachte« Vermögenswerte laden immer wieder zu Diebstahl oder Vandalismus ein.
Unternehmen, die ihr schweres Gerät mit dem Asset Tracking von Webfleet Solutions ausstatten, können dieses jederzeit orten und im Blick behalten. Ebenso sind Benachrichtigungen möglich, sobald das Asset einen vordefinierten Bereich verlässt. Diebstahl wird so vorgebeugt und das eigene Betriebsvermögen nachhaltig gesichert.
Fazit: Auch Bauhandwerksbetriebe stehen im Alltag vielen Herausforderungen gegenüber, die durch den Einsatz moderner Auftragsmanagement- und Fuhrparklösungen gemeistert werden können. Lösungen wie die von Webfleet Solutions unterstützen Unternehmen, erfolgskritische Faktoren wie Zeiterfassung, Auftragsmanagement und Asset Tracking zu optimieren und sich so erfolgreich zu digitalisieren und weiterzuentwickeln. J
