Die Paco GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen für die Sanierung und den Neubau von Gas-, Wasser- und Heizungsinstallationen. Im gesamten Großraum Wien arbeitet die Firma mit Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften und Privatkunden zusammen. Paco beschäftigt knapp 30 Mitarbeiter in der österreichischen Hauptstadt und betreibt einen kleinen Fuhrpark für seine Installateure. Paco hat insgesamt elf Fahrzeuge im Einsatz, die mit »Webfleet« ausgestattet sind – allesamt Kastenwagen.
Die Aufgabe
Einen Fuhrpark zu organisieren ist nicht immer einfach. Egal wie groß er ist – es müssen Lenkzeiten eingehalten, Routen geplant und Fahrer gemanagt werden. Umso schlimmer, wenn das nicht funktioniert. »Wir hatten in der Vergangenheit eine Fahrtenbuchprüfung durch das Finanzamt. Daraus resultierten Nachzahlungen«, erzählt Geschäftsführer Michael Parlesak. »Die Fahrtenbücher waren vorhanden, wurden aber nicht ordnungsgemäß geführt. Unachtsamkeiten schleichen sich immer ein, wenn Menschen arbeiten.« Daraufhin entschied sich Michael Parlesak für eine digitale Lösung. »Diese arbeitet wie von selbst und vor allem fehlerfrei«, so der Geschäftsführer. Mitarbeiter und Verwaltung werden dadurch entlastet.
Österreich – ein besonderer Markt
Bevor die Paco GmbH sich für eine digitale Fahrtenbuchlösung entscheiden konnte, galt es, mehrere österreichische Besonderheiten zu beachten. Die Anforderungen an Fahrtenbuchaufzeichnungen sind konkret festgelegt. Hierzu zählen Datum der Fahrt, Art der Fahrt, Start- und Zielort, Zeitdauer und Kilometeranzahl, Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt sowie Fahrzeugmerkmale wie das Kennzeichen. Mit dem System von Tom Tom Telematics können diese Vorgaben erfüllt werden: Am Monatsende wird ein PDF-Report direkt aus »Webfleet« per E-Mail versendet – sämtliche manuellen Bearbeitungen sind in der Änderungshistorie mitprotokolliert und so jederzeit nachvollziehbar.
Die Lösung
Die Paco GmbH und ihre Mitarbeiter müssen sich mittlerweile kaum mehr mit der Fahrtendokumentation auseinandersetzen. »Webfleet« dokumentiert alle notwendigen Informationen. Reports erhält das Unternehmen vollautomatisch per Mail in regelmäßigen Abständen. Dabei gibt es verschiedene Reportmöglichkeiten und Zeitintervalle, die der Nutzer wählen kann. Wenn die Daten mal schneller und außerhalb der eingestellten Intervalle benötigt werden, lässt sich ein »Report on Hand« auslösen.
»Auch innerhalb der vergangenen zehn Jahre hatten wir Prüfungen. Seitdem wir das digitale Fahrtenbuch haben, gab es keine Beanstandungen«, sagt Michael Parlesak. Auch die Mitarbeiter des Unternehmens profitierten direkt von der Software. Da sie kein Fahrtenbuch mehr schreiben müssen, haben sie eine enorme Zeitersparnis. Auch die interne Kontrolle der Aufzeichnungen fällt weg. Somit wurde auch die Verwaltung des Unternehmens entlastet.
In den Wagen des Fuhrparks sind die Fahrzeugortungsgeräte Tom Tom »Link 310« und Tom Tom »Link 410« verbaut. Da die Autos nur für geschäftliche Fahrten genutzt werden, ist die Umstellung von einer geschäftlichen auf eine private Fahrt nicht notwendig. Die Fahrzeugortungsgeräte reagieren automatisch mit der Zündung des Kfz und zeichnen die Fahrtdaten auf.
Keine Bürokratie und einfache Wartung
»Mir war es wichtig, dass das System einfach, unbürokratisch und vollautomatisch funktioniert. Ich möchte keine Reports selbst erstellen müssen«, erzählt Michael Parlesak. Auch die unkomplizierte Wartung und die Langlebigkeit der Tom Tom Telematics Hard- und Software waren für ihn ausschlaggebend bei der Auswahl der Produkte. Die Tom Tom »Link 310« Fahrzeugortungsgeräte nutzt das Unternehmen seit Beginn seiner digitalen Fahrtenbuchaufzeichnungen – also seit etwa zehn Jahren. Zusätzliche, modernere Tom Tom »Link 410« wurden im Verlauf der vergangenen Jahre im Rahmen der Fuhrparkerweiterung hinzugefügt.
»Insgesamt spart uns ›Webfleet‹ fast einen Mann-Tag an Arbeit pro Woche, den wir früher für interne Kontrollen einsetzen mussten. Da kommt in zehn Jahren Nutzungsdauer einiges an Kostenersparnis zusammen«, so Michael Parlesak. Q
