baustoffPARTNER: »Dokumentenmanagementsystem«: Ein langes Wort, kurz erklärt

Aktuelles Bau 2023 Mauerwerk & Beton

Pressemitteilung | Lesedauer: min | Bildquelle: SmartPS

Die Baubranche setzt auf digitale Wege, um Rechnungen, Akten oder Prozesse zu verwalten. Ablegen, verknüpfen, exportieren: Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beendet das Papierchaos. smartPS geht mit Bauunternehmen den Schritt in die digitale Zukunft. Auf der BAU präsentiert das Unternehmen die Einsatzmöglichkeiten der Software »enaio«.

»Hochbau, Tiefbau oder Stahlbau – kein Bauunternehmen ist identisch. Jeder Kunde erwartet etwas anderes von einem Dokumentenmanagementsystem«, sagt smartPS-Geschäftsführer Matthias Frank. Das Unternehmen realisiert moderne Lösungen mit der Software ›enaio‹, seit 1990 eines der führenden DMS. »Von der ersten Minute an beraten wir umfassend und zeigen auf, wie ›enaio‹ individuell angepasst werden kann.«

Matthias Frank, Geschäftsführer smartPS
»Hochbau, Tiefbau oder Stahlbau – kein Bauunternehmen ist identisch. Jeder Kunde erwartet etwas anderes von einem Dokumentenmanagementsystem. Von der ersten Minute an beraten wir umfassend und zeigen auf, wie ›enaio‹ individuell angepasst werden kann.«

Maßgeschneiderte DMS-Lösungen

So entstehen maßgeschneiderte DMS-Lösungen. Zum Beispiel digitale Bauakten, eine digitale Rechnungseingangsbearbeitung, Personal- oder Vertragsmanagement und vieles mehr. Die Möglichkeiten sind umfangreich. Bei der Suche nach der richtigen Software ist es Bau-Akteuren wichtig, einen Partner mit Erfahrung in der Branche zu finden. »Zahlreiche Projekte mit Bauunternehmen helfen uns dabei, Geschäftsprozesse neuer Kunden schnell zu verstehen«, sagt Mike Eckstein, Account Manager bei smartPS. Im April ist er wie Matthias Frank auf der Messe in München. Beiden ist die persönliche Betreuung sehr wichtig: »Auf der BAU gehen wir mit vielen Unternehmen den ersten Schritt einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit.« Diese äußert sich später beispielsweise in regelmäßigen Jour fixes, in denen die Projektleiter anstehende Themen koordinieren, um das DMS zielgerichtet auszubauen.

Baurechnungseditor ist die gefragteste Lösung

Für alle smartPS-DMS-Lösungen können Schnittstellen zu ERP-Systemen und Anwendungen unterschiedlicher Hersteller zur Verfügung gestellt oder programmiert werden. Die aktuell gefragteste Lösung ist der Baurechnungseditor. »Auf Baurechnungen wird gestrichen, neu berechnet und kommentiert. Das funktioniert digital mindestens genauso einfach wie auf dem Papier«, so Matthias Frank. Beträge und Zahlungsinformationen liest die Software automatisch aus. Nach digitalen Korrekturen an der Rechnung werden Summen unmittelbar neu berechnet. Das Nachunternehmen kann direkt per Mail über die Änderungen informiert werden.

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