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123erfasst.de: Mit digitalen Akten in die Zukunft

Die Digitalisierung ist in der Baubranche ein ständiges Thema. Die Unternehmensgruppe Matthäi mit Hauptsitz im niedersächsischen Verden verabschiedet sich nun von der Zettelwirtschaft und geht mit großen Schritten den Weg in die Digitalisierung. Ziel ist es damit, handschriftliche Aufzeichnungen wie Stunden- und Gerätezettel zu eliminieren, Bautagebücher automatisch zu generieren und Daten ohne Medienbruch zentral verfügbar zu haben. Entschieden hat sich die Gruppe für eine Lösung von 123erfasst.de.

Die Matthäi-Gruppe mit insgesamt über 2 000 Mitarbeitern umfasst mehr als 40 eigenständig agierende Standorte und Niederlassungen im norddeutschen Raum sowie eigene Bau- und Rohstoffproduktionen in Deutschland und Europa. Nachdem die Unternehmenssparte Tiefbau schon 2018 die App-Lösung von 123erfasst erfolgreich zur Zeiterfassung eingeführt hatte, entschied man sich, dies konzernweit auf allen Baustellen anzuwenden. Entscheidungsrelevant war neben der umfangreichen Funktionalität die einfache Benutzerführung und die Offline-Datenerfassung.

Der Fokus lag bei der Einführung Anfang 2019 auf der digitalen Stundenerfassung. »Zusammen mit 123erfasst.de haben wir die Regeln erarbeitet, um die Stundenerfassung für die Lohnabrechnung in allen Unternehmensteilen der Gruppe über die App in Verbindung mit der Office-Lösung zu implementieren«, so die kaufmännische Mitarbeiterin, Manuela Süßkind. Obwohl Matthäi für jede Niederlassung mehrere Regelwerke hat, die u. a. individuelle Arbeitszeitkalender der einzelnen Gruppen mit ihren unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten beinhalten, konnte dieses mit der Software problemlos abgedeckt werden.

Erfasser buchen Anwesenheitszeiten

Morgens loggen sich die Erfasser in 123erfasst ein und melden sich an der Baustelle mit ihrer Anwesenheitszeit an. Dabei erfasst der Kolonnenführer die Zeiten auch für seine Mitarbeiter. Das System ordnet diese einer Baustelle, den -teilen und -bereichen zu. Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, dass jeweils wenige Klicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel. Die Mitarbeiter der Betonmischwerke geben ihre Zeiten mit RFID-Chips über festinstallierte Tablets ein.


Baugeräte verwalten und Kostenstellen zuordnen

Matthäi hat sukzessiv in den einzelnen Unternehmensbereichen die Planung des Baugeräteeinsatzes eingeführt und deren zeitliche Einsätze protokolliert. Der Baugeräteführer sieht auf seinem Smartphone, welches Gerät ihm zugeteilt wurde. In der Zentrale ist man somit jederzeit informiert, wie lange die Geräte im Einsatz waren, welche Leistungen erzielt wurden, wer diese bedient hat und welcher Output erzielt wurde. In Zukunft soll jede Baustelle aufgrund des exakten Zahlenmaterials nachkalkuliert werden können.

Fotodokumentation und Bemerkungen

Die Fotoaufnahmen, die täglich den Ist-Zustand, den Baustellenfortschritt und die -sicherung dokumentieren, werden in der App gespeichert und der Baustelle, dem Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet sowie auf den Server hochgeladen. Dort stehen die Daten allen Projektbeteiligten je nach Berechtigung in Echtzeit zur Verfügung.

Begrüßt wird auch die Möglichkeit, jederzeit Bemerkungen eingeben zu können. Und das nicht nur schriftlich, sondern übers Mikrofon auch sprachlich.   J

FIRMENINFO

123erfasst.de GmbH

Korkenstraße 8
49393 Lohne

Telefon: +49(0) 4442 / 7048-60
Telefax: +49(0) 4442 / 7048-18

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